*Oleh Kris Aji Irawan
Bagi seorang praktisi Public Relations, melakukan kegiatan media relations adalah salah satu hal yang sangat penting. Strategi yang akan dibuat oleh seorang PR tidak akan memiliki arti apabila Public Relations tersebut tidak melakukan kegiatan hubungan dengan media.
Media Relations itu sendiri merupakan salah satu kegiatan PR yang berhubungan dengan media massa dalam hal publikasi organisasi atau perusahaan tempat ia bekerja. Ketika melakukan kegiatan media relations, hubungan baik yang terbangun antara Praktisi PR dengan media massa bukanlah tujuan utama. Tujuan utama dari kegiatan media relations ini adalah terciptanya kepercayaan dalam diri masyarakat (stakeholder) terhadap perusahaan atau organisasi tersebut.
Untuk mencapai tujuannya , seorang praktisi PR membutuhkan media massa agar dapat menjangkau stakeholder-nya yang bersifat heterogan dan berada di tempat yang terpisah-pisah. Berdasarkan hal tersebut, maka dibutuhkan hubungan yang baik antara praktisi PR dengan wartawan supaya pesan yang dibuat oleh praktisi PR tersebut dapat dipublikasikan oleh media massa dan sampai kepada masyarakat.
Hubungan antara praktisi PR dengan instansi media akan terjadi secara efektif jika menggunakan strategi media relations yang tepat. Menurut buku Media Relations: Konsep Strategi dan Aplikasi, kegiatan media relations terbagi atas dua bentuk.
Pertama yaitu bentuk tulisan contohnya seperti press release (siaran pers), letters to the editor (membuat surat atau tulisan yang dikirim kepada editor), Public Service Announcements (Pemberitahuan mengenai layanan publik), dan Electronic Communications (Komunikasi melalui media internet, seperti memasang iklan, hingga berkomunikasi menggunakan sosial media)
Kedua yaitu dalam bentuk acara atau events. Beberapa contoh acara media relations yang dibuat oleh praktisi PR seperti, kunjungan pers (praktisi PR mengundang wartawan atau pekerja media untuk mengunjungi perusahaan/organisasi tempat ia bekerja), press calls (bentuk kegiatan yang dilakukan praktisi PR untuk menyampaikan informasi atau berita melalui telepon), media events (kegiatan yang dilakukan dengan mengundang media massa, baik cetak maupun elektronik ketika perusahaan menjadi sponsor dalam suatu kegiatan), dan salah satu yang paling penting adalah konferensi pers (Press Conference).
Dalam kegiatan media relations, praktisi PR harus melakukan kegiatan tersebut secara seimbang antara acara-acara media relations dengan membuat tulisan media relations. Terkadang dalam praktik nya, tidak jarang kegiatan media relations akan menimbulkan miss-communication, apabila acara-acara tersebut tidak disertai dengan tulisan-tulisan media relations. Tulisan tersebut menjadi hal yang penting untuk menjelaskan maksud dari acara tersebut dalam konteks perusahaan atau organisasi sebagai penyelenggara.
Salah satu kegiatan media relations yang paling sering dilakukan oleh praktisi PR adalah konferensi pers (press conference). Konferensi Pers itu sendiri adalah sebuah kesempatan yang dimiliki seorang PR untuk menyampaikan kebenaran dari berita yang bisa ia sampaikan dalam bentuk laporan berita.
Keberhasilan konferensi pers sangat dipengaruhi oleh persiapan sebelum melaksanakan kegiatan tersebut. Menurut Sarah Silver dalam bukunya A Media Relations Handbook for Non Governmental Organization memberikan tips beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh praktisi PR sebelum melaksanakan kegiatan konferensi pers, yaitu antara lain :
- Kontak media
Sebelum melaksanakan konferensi pers, hendaknya seorang PR harus menghubungi sumber-sumber berita minimal sekitar dua atau tiga hari sebelum acara berlangsung.
- Format
Format termasuk salah satu yang penting dalam konferensi pers, oleh karena itu PR harus menyediakan tempat yang nyaman sesuai dengan format konferensi pers yang akan ia buat.
- Visual
Dengan menggunakan visualisasi, konferensi pers akan lebih menarik. Misalnya, suatu perusahaan menampilkan logo produk/perusahaannya diatas meja tempat pembicara berlangsung.
- Waktu
Umumnya konferensi pers berlangsung antara pukul 10.00-11.00 atau antara 13.30-15.00. jika lewat atau melebihi waktu tersebut, PR akan kehilangan kesempatan untuk bertemu dengan media, karena jika melewati waktu tersebut, wartawan telah memasuki waktu deadline.
- Pembicara
Batasi jumlah pembicara sekitar dua atau tiga orang, dan pilih pembicara yang representative dan berkompeten untuk menjawab pertanyaan yang akan diajukan oleh wartawan.
- Pers Kit
Pers kit terdiri atas alat-alat yang dibutuhkan dalam konferensi pers yang meliputi berita dan pessan-pesan yang ingin disampaikan.
- Evaluasi
Evaluasi sangat penting untuk me-review apakah konferensi tersebut berjalan dengan baik dan bermanfaat. Sesi evaluasi ini menjadi satu kesempatan untuk melihat cara yang lebih efektif yang dapat diterapkan pada konferensi pers berikutnya.
*Penulis adalah anggota LPM Media Publica periode 2012-2013
53,815 total views, 3 views today